La gestión colaborativa de documentos nunca fue tan sencilla
En Verificamex Firma estamos comprometidos con mejorar tu experiencia y optimizar la manera en que tu equipo trabaja con documentos electrónicos. Por eso, hemos escuchado tus solicitudes y desarrollado una funcionalidad que muchos de ustedes esperaban: los roles de usuario.
¿Qué problema resuelven los roles de usuario?
Hasta ahora, si querías que varios miembros de tu equipo accedieran a los mismos documentos, tenías que compartir las credenciales de tu cuenta, lo cual presentaba varios inconvenientes:
- Riesgos de seguridad al compartir contraseñas
- Falta de trazabilidad sobre quién realizó cada acción
- Imposibilidad de limitar permisos según las necesidades de cada usuario
Con la nueva funcionalidad de roles, estos problemas son cosa del pasado.
Conoce los dos nuevos roles
Hemos diseñado dos roles específicos que se adaptan a las necesidades más comunes de nuestros usuarios:
Rol Operador
El rol Operador está pensado para aquellos miembros del equipo que necesitan gestión completa de los documentos. Sus permisos incluyen:
- Subir nuevos documentos a firma
- Descargar Constancia de Conservación
- Descargar archivos XML
- Descargar PDF Firmado y Original
- Descargar todos los archivos en formato ZIP
- Visualizar detalles completos de los documentos
- Archivar documentos
Este rol es ideal para personal administrativo, asistentes ejecutivos o cualquier colaborador que requiera acceso total a la gestión documental.
Rol Invitado
El rol Invitado es perfecto para aquellos usuarios que necesitan consultar y descargar documentos, pero no requieren la capacidad de subir nuevos archivos. Sus permisos son:
- Descargar Constancia de Conservación
- Descargar archivos XML
- Descargar PDF Firmado y Original
- Descargar todos los archivos en formato ZIP
- Visualizar detalles de los documentos
- Archivar documentos
Nota importante: Los invitados NO pueden subir nuevos documentos a firma.
Este rol es ideal para auditores, consultores externos, contadores o cualquier colaborador que necesite acceso de solo lectura y descarga.
Cómo configurar roles de usuario: Guía paso a paso
Configurar roles en tu cuenta de Verificamex Firma es muy sencillo. Sigue estos pasos:
Paso 1: Accede a tu cuenta
Ingresa a verificamex.com con tus credenciales habituales.
Paso 2: Navega a Carpetas
En el menú lateral izquierdo, localiza y selecciona la opción “Carpetas”.
Paso 3: Accede a Usuarios
Dentro del módulo de Carpetas, busca y accede al apartado “Usuarios”.
Paso 4: Añade un nuevo usuario
Haz clic en el botón “+ Añadir Usuario”.
Importante: Asegúrate de estar posicionado en la Carpeta de Trabajo correcta antes de añadir usuarios, ya que los permisos se asignan por carpeta.
Paso 5: Completa la información
Llena los campos requeridos:
- Nombres
- Apellidos
- Correo electrónico
- Rol: Selecciona entre Operador o Invitado según las necesidades del usuario
Una vez completados todos los campos, confirma la creación del usuario.
¿Cómo inician sesión los usuarios invitados?
El proceso para que los nuevos usuarios accedan a su rol es muy sencillo:
- Recepción del correo: El usuario invitado recibirá un correo electrónico con instrucciones para iniciar sesión en Verificamex Firma.
- Inicio de sesión: Deberá crear su cuenta o iniciar sesión si ya tiene una.
- Cambio de carpeta: Una vez dentro de la plataforma, en la parte superior derecha encontrará un selector de carpetas. Deberá cambiar a la carpeta de trabajo a la que fue invitado.
4. Acceso al dashboard: Al regresar al dashboard, podrá comenzar a gestionar documentos según los permisos asignados a su rol.
Beneficios de usar roles de usuario
La implementación de roles de usuario en Verificamex Firma trae consigo múltiples ventajas para tu organización:
Mayor seguridad
Cada usuario tiene sus propias credenciales, eliminando la necesidad de compartir contraseñas y reduciendo significativamente los riesgos de seguridad.
Mejor trazabilidad
Podrás identificar exactamente quién realizó cada acción dentro de tu carpeta de trabajo, mejorando el control y la auditoría de procesos.
Gestión de permisos granular
Asigna exactamente los permisos que cada miembro de tu equipo necesita, evitando accesos innecesarios o accidentales.
Colaboración eficiente
Tu equipo puede trabajar simultáneamente en la misma carpeta sin conflictos ni confusiones sobre quién tiene acceso a qué.
Cumplimiento normativo
Facilita el cumplimiento de políticas internas y regulaciones externas sobre acceso y manejo de información sensible.
Casos de uso comunes
Para ayudarte a visualizar cómo aprovechar esta funcionalidad, aquí te presentamos algunos casos de uso típicos:
Despacho contable
- Administrador (titular de la cuenta): Gestión completa
- Contadores (Operadores): Suben y gestionan documentos fiscales
- Auditores (Invitados): Consultan y descargan documentos para revisión
Empresa comercial
- Gerente administrativo (titular): Control total
- Asistentes administrativos (Operadores): Gestionan contratos y documentos
- Directores de área (Invitados): Consultan documentos relevantes
Firma legal
- Socio principal (titular): Administración completa
- Abogados asociados (Operadores): Suben y gestionan documentos legales
- Clientes (Invitados): Acceden a sus documentos específicos
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el rol de un usuario después de haberlo creado? Sí, puedes modificar los roles en cualquier momento desde el apartado de Usuarios.
¿Un usuario puede tener diferentes roles en diferentes carpetas? Sí, un mismo usuario puede tener el rol de Operador en una carpeta e Invitado en otra.
Comienza a colaborar hoy mismo
La funcionalidad de roles de usuario ya está disponible para todos los usuarios de Verificamex Firma. No esperes más para mejorar la forma en que tu equipo colabora y gestiona documentos electrónicos.
Si tienes dudas sobre cómo implementar esta funcionalidad o necesitas ayuda para configurar los roles en tu organización, nuestro equipo de soporte está listo para asistirte.
¿Listo para comenzar? Ingresa a tu cuenta en verificamex.com y empieza a invitar a tu equipo.
