Queremos hablar sobre soluciones. ¿Cómo aprovechar la Firma Electrónica para facilitar los procesos de tu empresa?
En otras entradas hemos hablado sobre qué es la Firma Electrónica y su validez legal en México.
Conoce más: ¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?
En esta ocasión te contamos de nuestro propio caso firmando electrónicamente un acta de resoluciones unánimes adoptadas por los accionistas de Verificamex (antes DigitaFirma).
El Comienzo
erificamex (anteriormente DigitaFirma), como muchas otras empresas, surgió poco antes de que el mundo cambiara drásticamente en marzo de 2020.
Al igual que todos, nos enfrentamos al desafío de adaptarnos a una nueva realidad, superando de manera proactiva las limitaciones que se nos presentaron.
Desde el principio, priorizamos el bienestar de nuestro equipo, nuestras familias y la comunidad, fomentando el trabajo desde casa para salvaguardar la salud de todos.
En Verificamex nos comprometimos a transformar completamente nuestra operación, adoptando un modelo de trabajo que ofreciera tanto la seguridad de poder trabajar desde casa como la eficiencia para alcanzar nuestros objetivos.
Un pilar clave en esta adaptación fue nuestra herramienta tecnológica central: la Firma Electrónica.
El Caso
Nos enfrentamos a la necesidad de tomar decisiones corporativas importantes mediante un acuerdo por escrito, que debía ser firmado por cada uno de los socios de Verificamex (anteriormente DigitaFirma).
Posteriormente, este acuerdo tendría que formalizarse ante un fedatario público e inscribirse en el Registro Público.
Aquí encontramos nuestro primer “obstáculo”: los accionistas se encuentran en al menos cuatro ciudades diferentes: Ciudad de México, Cardel, Xalapa y el Puerto de Veracruz.
Reunirnos físicamente para firmar un solo documento no era una opción, ya que no pondríamos en riesgo la salud de nadie.
La alternativa de que cada uno imprimiera el documento en su casa y lo enviara por paquetería tampoco era viable.
Tan solo imaginar lo costoso, lento e ineficiente que sería imprimir y enviar los documentos por mensajería nos hacía replantearlo. Sin mencionar el innecesario desperdicio de papel.
¿Postergar la decisión? Eso nunca fue una opción para nosotros. En Verificamex creemos en resolver y avanzar, no en retrasar lo inevitable.
La Solución
La solución era evidente: debíamos aprovechar nuestra propia plataforma para firmar electrónicamente el acuerdo.
Además, necesitábamos encontrar un fedatario público dispuesto a formalizar un acta firmada de manera electrónica.
Afortunadamente, encontramos un aliado en un Corredor Público que accedió, de forma muy amable, a dar fe pública de nuestro acuerdo.
El Proceso
¿Qué tipo de documento elegimos?
Primero, nuestro equipo legal preparó un acta de resoluciones unánimes adoptadas por los accionistas de Verificamex (anteriormente DigitaFirma) fuera de Asamblea.
Las “RUA’s”, como se les conoce informalmente en el ámbito legal, permiten que los accionistas de una empresa documenten acuerdos unánimemente aceptados, sin necesidad de convocar o celebrar una Asamblea de Accionistas.
Esta figura legal, ampliamente utilizada en el mundo corporativo en México, está prevista en los estatutos sociales de Verificamex y se sustenta en el Artículo 178 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
En nuestra acta de resoluciones, nombramos a nuestro Socio Director como Delegado Especial, con el propósito de acudir ante el Corredor Público para firmar la póliza que formalizaría los acuerdos alcanzados.
¿Cómo fue el proceso de firma?
Una vez revisada el acta por cada uno de los accionistas, nuestro equipo legal subió a la plataforma de Verificamex (antes DigitaFirma) el documento PDF final del acta, designando a cada uno de los accionistas de Verificamex (antes DigitaFirma) como ‘Firmantes’ y a nuestro Corredor Público como ‘Espectador’ del proceso.
Posteriormente, desde la seguridad de su hogar, cada uno de los accionistas de Verificamex (antes DigitaFirma) firmó electrónicamente el acta, utilizando su certificado personal de e.firma (antes FIEL).
Recordemos que la e.firma es el certificado de Firma Electrónica Avanzada expedido por el SAT.
Conoce más: Firma Electrónica vs. Firma Electrónica Avanzada.
Una vez que el documento quedó firmado por todos los accionistas, de manera automática nuestra plataforma de Verificamex (antes DigitaFirma) obtuvo una Constancia de Conservación de Mensaje de Datos (Constancia NOM-151) expedida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía.
¿Cómo fue el proceso de formalización del acta?
Con el acta firmada electrónicamente por todos los accionistas y protegida por una Constancia NOM-151, procedimos a enviar al Corredor a través de correo electrónico, los archivos resultantes, así como una copia impresa de los mismos. Estos archivos fueron los siguientes:
1.- El archivo original del acta en formato PDF.
2.- El archivo del acta firmada en formato PAdES (PDF Avanzado), conforme al estándar internacional ISO-32000-1, el cual incluyó una representación de la Firma Electrónica Avanzada de cada uno de los accionistas y la Constancia NOM-151 obtenida a partir de que el documento fue firmado por todos.
3.- El archivo del acta firmada en formato XML, el cual incluyó la Firma Electrónica Avanzada de cada uno de los accionistas y la Constancia NOM-151 obtenida a partir de que el documento quedó firmado por todos los accionistas.
A partir de estos tres archivos, generados automáticamente por la plataforma de Verificamex (antes DigitaFirma), el Corredor elaboró la Póliza en que se hizo constar la formalización de nuestra acta de resoluciones, incluyendo en ella la mención de que el documento fue firmado electrónicamente.
Finalmente, una sola persona, nuestro Socio Director, acudió a las oficinas del Corredor a firmar ante su fe pública el instrumento resultante, mismo que posteriormente fue inscrito sin problemas en el Registro Público de Comercio.
El Resultado
Con la sinergia generada entre DigitaFirma y el Corredor Público, pudimos convertir lo que hubiera sido una odisea de reuniones, escaneos, viajes o envío de documentos por paquetería, en un proceso sencillo, eficiente y con respaldo legal.
Las Conclusiones
En resumen, el acta de resoluciones unánimes de nuestros accionistas:
- Fue debidamente firmada de manera electrónica por cada uno de nuestros accionistas.
- Cada accionista firmó desde la seguridad de su hogar y de forma rápida y sencilla a través de Verificamex (antes DigitaFirma).
- Goza de presunciones legales de atribución, integridad y no repudio.
- Lo anterior se logra al haber sido firmada con certificados de Firma Electrónica Avanzada emitidos por una Autoridad Certificadora como lo es el SAT.
- Igualmente, logramos la máxima certeza legal gracias a que contamos con una Constancia NOM-151 expedida por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
- Fue formalizada ante la fe pública de un Corredor Público y hoy por hoy consta en un instrumento público.
- Tiene fecha cierta para efectos fiscales, dado que fue formalizada ante Corredor e inscrita en el Registro Público de Comercio.
- Surte efectos legales ante terceros y que en un juicio tendría pleno valor probatorio.
¿Listo para empezar a firmar? Regístrate gratis en Verificamex (antes DigitaFirma) y empieza hoy a firmar documentos con Firma Electrónica Avanzada y Constancia NOM-151.
