¿Eres empresario? Esto es lo que debes saber sobre la Fecha Cierta en tus contratos y el SAT
Si eres empresario, probablemente has oído que tus contratos necesitan tener Fecha Cierta para ser válidos ante el SAT. Quizás incluso te han alarmado diciendo que todos tus contratos deben ser certificados por un Notario Público.
Antes de gastar miles de pesos en notarizar todos tus documentos, déjame contarte sobre una alternativa sencilla y accesible para obtener Fecha Cierta en tus contratos.
La solución: utilizar Firma Electrónica Avanzada, Sellos Digitales de Tiempo y Constancias NOM-151.
Lo mejor de todo es que con Verificamex (anteriormente conocida como DigitaFirma), puedes obtener estas herramientas de forma rápida y económica al firmar tus Documentos Electrónicos.
Conoce más: ¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?
¿Qué es la Fecha Cierta y por qué es importante?
La Fecha Cierta es un requisito que, aunque no está expresamente contemplado en la Ley, ha sido reconocido por los tribunales mexicanos. Se refiere específicamente a la validez de los documentos presentados ante la autoridad fiscal durante procedimientos de comprobación, como una auditoría del SAT.
Un documento privado es todo aquél que:
Principalmente, aquellos documentos privados, que son los que:
- No han sido expedidos por un funcionario público, o
- No han sido formalizados ante la fe pública de un Notario o Corredor Público.
Un ejemplo típico sería un contrato firmado entre particulares sin la intervención de un fedatario.
¿En qué consiste la Fecha Cierta?
La Fecha Cierta es la prueba irrefutable de la fecha en la que ocurrió un acto o hecho concreto, como:
- La adquisición de un bien,
- La firma de un contrato, o
- Cualquier operación con implicaciones fiscales.
En resumen, es la evidencia que te respalda ante el SAT en caso de una revisión o auditoría.
¿Por qué es tan importante la Fecha Cierta?
Imagina que celebras un contrato de compraventa para adquirir maquinaria. Para que dicho contrato sea reconocido con Fecha Cierta, debe ser posible comprobar que la operación de compra realmente ocurrió en una fecha específica, más allá de la fecha que se indique en el documento.
La autoridad fiscal, como el SAT, no se conforma con ver la fecha escrita en el contrato. Lo que le interesa es conocer con precisión cuándo se llevó a cabo la operación de compraventa, ya que a partir de ese momento podrá determinar las obligaciones fiscales que cada parte debe cumplir.
En resumen, la Fecha Cierta permite a la autoridad tener certeza sobre la fecha en la que una transacción fue efectivamente realizada, en este caso, la compraventa de maquinaria.
¿Por qué el SAT exige la Fecha Cierta en documentos privados?
El principal objetivo de este requisito es prevenir fraudes, operaciones simuladas y, en general, evitar la defraudación fiscal. La Fecha Cierta garantiza que los documentos presentados como prueba de una operación sean convincentes y aporten la eficacia probatoria necesaria para que el SAT pueda validar la transacción.
En otras palabras, la autoridad fiscal necesita que la documentación privada no solo esté bien redactada, sino que pueda demostrar de forma fiable la autenticidad y el momento en el que sucedieron los actos que allí se describen.
¿Cómo se consigue la Fecha Cierta tradicionalmente?
A finales del 2019, la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación aprobó una jurisprudencia titulada:
Una jurisprudencia, en palabras sencillas, es un criterio que los jueces están obligados a seguir.
Las jurisprudencias sirven, entre otras cosas, para buscar uniformidad en la forma en que los jueces resuelven casos similares sobre temas importantes.
La jurisprudencia de finales de 2019 causó mucho revuelo entre abogados y contadores, porque estableció con claridad determinados casos en que los documentos adquieren Fecha Cierta.
Dicha jurisprudencia menciona tres casos en particular en que un documento adquiere Fecha Cierta:
a) A partir de la fecha en que el documento es inscrito en el Registro Público de la Propiedad.
b) A partir de la fecha en que el documento se presenta ante un fedatario público (sea Notario o Corredor Público).
c) A partir de la fecha de la muerte de cualquiera de los firmantes del documento.
Para fines de sencillez, de aquí en adelante nos referiremos a estos tres casos como los “medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta”.
A partir de esta jurisprudencia hubo quienes recomendaron que se llevaran todos los contratos a certificar con un fedatario público.
Esto, obviamente, puede ser impráctico y muy costoso.
Pero no te preocupes, en Verificamex (antes DigitaFirma) tenemos otra opinión que puede interesarte.
El derecho a acreditar la Fecha Cierta de un documento
Antes de profundizar en el tema, te recomendamos revisar la opinión de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON), expuesta en su cuaderno institucional de septiembre de 2020 titulado:
“Fecha Cierta. Requisitos que deben cumplir los documentos privados para acreditar el cumplimiento de obligaciones fiscales, tratándose del ejercicio de las facultades de comprobación”.
Gran parte de nuestra postura coincide con el análisis presentado por PRODECON.
Es importante aclarar que el concepto de Fecha Cierta no surgió con la jurisprudencia de finales de 2019. En realidad, es un tema que ha sido discutido por los tribunales durante varios años.
Jurisprudencia anterior sobre Fecha Cierta
Un ejemplo relevante es la jurisprudencia publicada en mayo de 2005, con registro digital número 178462, bajo el título “DOCUMENTOS PRIVADOS DE FECHA CIERTA”. Esta jurisprudencia establece que el hecho de que un documento privado no cumpla con los medios tradicionales para obtener Fecha Cierta no significa que no pueda acreditarse por otros medios.
Sin embargo, la jurisprudencia de 2005 también aclara que estos medios alternativos deben ser lo suficientemente convincentes como para eliminar cualquier duda de que el documento fue creado en una fecha distinta a la que se pretende demostrar. Es decir, deben ofrecer un nivel de certeza tal que la existencia del documento en la fecha señalada sea irrefutable.
Por lo tanto, aunque la inscripción en el Registro Público de la Propiedad, la intervención de un fedatario público o la muerte de alguno de los firmantes otorgan automáticamente Fecha Cierta a un documento, estos no son los únicos medios para probar que un documento tiene Fecha Cierta.
Valoración de pruebas por la autoridad fiscal: ¿Qué necesitas saber?
Un punto clave que debes tener presente es que la Ley no exige que todos los documentos deban certificarse ante Notario Público o inscribirse en el Registro Público de la Propiedad. De hecho, la Ley admite que en ciertos casos los actos ni siquiera necesitan documentarse por escrito.
Por ejemplo, cuando compras en la tiendita de la esquina, no es necesario firmar un contrato de compraventa. Esto se debe a que, según el artículo 1796 del Código Civil Federal, los contratos se perfeccionan simplemente por el consentimiento de las partes, salvo en aquellos casos donde la Ley exige una formalidad específica.
¿Qué dice PRODECON sobre la validez de los contratos?
Según la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON), la validez de un contrato no depende de formalidades adicionales que no estén expresamente establecidas en la Ley. Esto significa que, salvo que la Ley lo exija, la autoridad fiscal no puede rechazar un contrato solo porque no cumple con los medios tradicionales para obtener Fecha Cierta.
La obligación de valorar las pruebas
PRODECON también sostiene que la autoridad fiscal debe valorar todas las pruebas que presente el contribuyente, haciéndolo de forma integral y conforme al Principio Ontológico de la Prueba. Esto implica dos aspectos importantes:
- Valoración conjunta de las pruebas: Todas las pruebas deben ser valoradas como un conjunto. Es posible establecer conexiones lógicas entre las pruebas que refuercen la certeza de una operación, siempre y cuando no existan elementos que apunten en sentido contrario.
- Lo ordinario se presume, lo extraordinario se prueba: Si las pruebas presentadas apuntan de manera convincente hacia la certeza sobre la fecha de una operación, la carga de la prueba recae sobre la autoridad fiscal para demostrar lo contrario. Es decir, la autoridad debe probar que las pruebas del contribuyente son incorrectas o insuficientes.
Consecuencias de no valorar correctamente las pruebas
La autoridad fiscal no puede simplemente rechazar documentos por el hecho de no cumplir con alguno de los medios tradicionales de Fecha Cierta. Si presentas suficientes pruebas convincentes, la autoridad está obligada a considerarlas. De lo contrario, podría incurrir en una “violación de procedimiento que trasciende al resultado”, lo que podría llevar a la revocación de su resolución mediante el recurso de impugnación adecuado.
En resumen:
Como contribuyente, tienes derecho a demostrar mediante diversas pruebas que un documento tiene Fecha Cierta, y la autoridad fiscal está obligada a valorarlas en conjunto. El hecho de que la jurisprudencia de 2019 establezca tres métodos automáticos para otorgar Fecha Cierta no significa que sean los únicos. Las pruebas alternativas, si son convincentes, también deben ser tomadas en cuenta.
¿Cómo lograr Fecha Cierta con Documentos Electrónicos?
Primero que nada, es importante recalcar que para lograr Fecha Cierta fuera de los medios tradicionales, deberás juntar todas las pruebas que puedas.
Tus pruebas deben apuntar todas hacia la veracidad de la fecha que buscas probar y ser lo suficientemente convincentes como para que al SAT no le quede duda de que es una Fecha Cierta.
Entonces, además de tu documento firmado electrónicamente, es recomendable que tengas todo un paquete de pruebas adicionales.
Por mencionar algunas pruebas que pueden integrar tu paquete de pruebas:
Pueden ser comprobantes de transferencias bancarias o depósitos de dinero, estados de cuenta, comprobantes fiscales.
También pueden ser comunicaciones electrónicas (correos), registros contables, comprobantes de trámites administrativos ante dependencias gubernamentales, por ejemplo, trámites de cambio de propietario, etc.
Todo lo anterior abona, siempre y cuando todas tus pruebas apunten hacia un mismo hecho: demostrar que la fecha de tu documento es una Fecha Cierta.
Aclarado lo anterior, te explicaremos cómo es posible conseguir Fecha Cierta con Documentos Electrónicos firmados en Verificamex (antes DigitaFirma).
Cuando firmas en Verificamex (antes DigitaFirma), hay tres elementos importantes a considerar para el tema de Fecha Cierta:
a) Firma Electrónica Avanzada.
b) Sellos Digitales de Tiempo.
c) Constancia de Conservación de Mensajes de Datos.
Elige la Firma Electrónica Avanzada para asegurar la Fecha Cierta
Firmar documentos con Certificados de Firma Electrónica Avanzada es clave cuando hablamos de Fecha Cierta.
Conoce más: Firma Electrónica vs. Firma Electrónica Avanzada
La Firma Electrónica Avanzada tiene los mismos efectos jurídicos que una firma autógrafa (de “puño y letra”). Además, los documentos firmados electrónicamente son admisibles como prueba con el mismo valor probatorio que los documentos físicos firmados a mano.
Beneficios clave de la Firma Electrónica Avanzada:
- Autenticidad: Garantiza que el documento es atribuible al firmante y no puede ser repudiado.
- Integridad: Asegura que el contenido del documento se mantiene completo y sin alteraciones.
- No repudio: El firmante no puede negar haber firmado el documento, lo que añade un nivel extra de seguridad y confianza.
Todo esto permite dar certeza sobre la autoría y garantizar que la firma electrónica corresponde exclusivamente al firmante.
En Verificamex (antes DigitaFirma), puedes firmar tus documentos utilizando la e.firma (anteriormente conocida como FIEL), el Certificado de Firma Electrónica Avanzada emitido por el SAT, para asegurar la validez y autenticidad de tus transacciones.
Sellos Digitales de Tiempo
En Verificamex (antes DigitaFirma), cada vez que alguien firma obtenemos un Sello Digital de Tiempo.
Dicho Sello es expedido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía del Gobierno Federal de México.
¿Y qué es un Sello Digital de Tiempo?
En palabras sencillas, es un registro que funciona como un “checador” digital que estampa la fecha y hora en un Documento Electrónico.
La fecha y hora que se estampa es obtenida por el PSC de los relojes atómicos del Centro Nacional de Metrología.
¿Y para qué sirve un Sello Digital de Tiempo?
Sirve para probar la existencia de un dato antes de una determinada fecha y hora. Esto tiene como fundamento el artículo 89 del Código de Comercio.
Gracias a los Sellos Digitales de Tiempo podemos tener certeza sobre la fecha y hora en que fue emitida una Firma Electrónica.
Conservación de Mensajes de Datos: ¿Qué es y por qué es importante?
Una vez que tu documento ha sido firmado por todas las partes en Verificamex (antes DigitaFirma), automáticamente se genera una Constancia de Conservación de Mensajes de Datos. Esta constancia, al igual que los sellos, es emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía.
¿Qué es un Mensaje de Datos?
En términos simples, un Mensaje de Datos es lo mismo que un Documento Electrónico. Sin importar su formato, cualquier documento que se cree en un medio digital, como una computadora, es un Mensaje de Datos.
¿Qué implica la Conservación de Mensajes de Datos?
La Conservación de Mensajes de Datos implica mantener un Documento Electrónico en su versión original, asegurando que la información se mantenga íntegra (completa) e inalterada (sin modificaciones). Conservar correctamente esta información es crucial, especialmente por razones legales.
Obligaciones legales para los comerciantes
De acuerdo con varios artículos del Código de Comercio (34, 38, 46 bis y 49), los comerciantes están obligados a conservar los originales de ciertos documentos como contratos, convenios, comprobantes y libros. Estos artículos también permiten que los comerciantes opten por conservar sus documentos de forma electrónica. Sin embargo, para que esto sea válido, deben cumplir con lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos.
NOM-151: La clave para la conservación electrónica
Cuando leas en la Ley que los comerciantes pueden conservar sus documentos electrónicamente, debes pensar en la NOM-151, emitida por la Secretaría de Economía. Esta norma es la que regula cómo deben conservarse los Mensajes de Datos de manera válida y legal, garantizando la integridad y autenticidad de la información.
¿Qué es la NOM-151?
La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 mejor conocida simplemente como NOM-151, es la norma de carácter obligatoria en la que se establecen los requisitos a cumplir para la conservación de Documentos Electrónicos.
Diversas disposiciones legales mencionan que para que un Documento Electrónico tenga mayor valor probatorio este deberá garantizar que la información permanezca íntegra e inalterada.
Ejemplo de lo anterior son el artículo 93 del Código de Comercio y el 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles.
Y en la práctica, ¿cómo podemos asegurarnos de que la información en un Documento Electrónico permanezca íntegra e inalterada?
La respuesta es:
A través de las Constancias de Conservación de Mensajes de Datos, mejor conocidas simplemente como Constancias NOM-151, expedidas por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
¿Qué es y qué contiene una Constancia NOM-151?
Una Constancia NOM-151 es un comprobante emitido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) respecto a un Documento Electrónico. Esta constancia garantiza que la información contenida en dicho documento permanecerá íntegra (completa) y inalterada (sin modificaciones).
La Constancia NOM-151 se basa en dos componentes principales que aseguran su validez y autenticidad:
- Huella digital electrónica o “hash”
El hash es una cadena alfanumérica de 64 caracteres que actúa como un identificador único de un Documento Electrónico. Este hash se genera utilizando el algoritmo criptográfico SHA-256.¿Cómo funciona?
Cuando le pasas cualquier documento al algoritmo SHA-256, este devuelve una cadena única de 64 caracteres. Si haces el más mínimo cambio en el documento y lo pasas de nuevo por el algoritmo, el hash generado será completamente diferente. Esto garantiza que cualquier modificación en el documento pueda ser detectada fácilmente.Haz la prueba: Hay muchos generadores gratuitos de hash basados en el algoritmo SHA-256 que puedes utilizar para ver cómo funciona este proceso. - Sello Digital de Tiempo
La constancia incluye también un Sello Digital de Tiempo con un número de serie único. Este sello, junto con el hash, garantiza no solo que la información del documento está íntegra, sino también que el documento fue firmado en una fecha y hora específica. Esto proporciona certeza sobre el momento exacto de la firma.
¿Por qué es importante?
La combinación del hash y el Sello Digital de Tiempo permite certificar que el documento no ha sido alterado y que su firma se realizó en un momento determinado, conforme a los estándares de la NOM-151. Esto asegura que cualquier Documento Electrónico firmado y certificado con una Constancia NOM-151 cumple con los requisitos de autenticidad e integridad.
En Verificamex (antes DigitaFirma), una vez que todas las partes han firmado, obtienes automáticamente la Constancia NOM-151 de tu documento firmado.
¿Qué obtienes al firmar en Verificamex (antes DigitaFirma)?
Al usar Verificamex (antes DigitaFirma) obtienes un Documento Electrónico que incluye:
a) Firma Electrónica Avanzada, con garantía de autenticidad, integridad y no repudio.
b) Sellos Digitales de Tiempo expedidos por un PSC cada vez que un firmante firma.
c) Constancia de Conservación de Mensajes de Datos conforme a la NOM-151 expedida también por un PSC, quedando protegido contra alteraciones.
El resultado es un Documento Electrónico con mayores probabilidades de conseguir el requisito de Fecha Cierta, en tanto que permite demostrar de forma convincente que existió en una fecha y hora determinada sin ser alterado.
Conclusiones
El estudio de la PRODECON sobre la Fecha Cierta establece que los Sellos Digitales de Tiempo y las Constancias NOM-151 aseguran que los Documentos Electrónicos se mantengan íntegros e inalterados desde su generación, lo que previene la simulación de operaciones con documentos digitales.
Además, PRODECON señala que estos sellos y constancias pueden otorgar Fecha Cierta a los Documentos Electrónicos, permitiendo que estos sirvan como prueba válida ante la autoridad fiscal. Coincidimos plenamente con esta postura, pues los documentos electrónicos firmados correctamente pueden tener la misma validez que los documentos tradicionales.
Es crucial recordar que, si bien los Documentos Electrónicos firmados con Verificamex (antes DigitaFirma) son una herramienta poderosa para acreditar la Fecha Cierta, es recomendable respaldarlos con otras pruebas convincentes que refuercen la veracidad de la fecha en que se materializó la operación. Cuantas más pruebas fiables ofrezcas, mayores serán tus probabilidades de que la autoridad fiscal reconozca la Fecha Cierta.
Los medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta, como la protocolización ante notario o la inscripción en el Registro Público, no deben ser considerados como los únicos métodos válidos. Exigir siempre estas formalidades sería impráctico, costoso y legalmente discutible, ya que la Ley no contempla la obligación de inscribir o certificar todos los documentos ante un fedatario público.
La autoridad fiscal puede exigir documentos con Fecha Cierta, pero esto no significa que solo los medios tradicionales sirvan para acreditarla. Rechazar Documentos Electrónicos únicamente por no cumplir con estos métodos sería una violación a derechos fundamentales como el principio de equivalencia funcional, el debido proceso administrativo, y la libertad de comercio.
Firmar electrónicamente con Firma Electrónica Avanzada, acompañada de Sellos Digitales de Tiempo y Constancias NOM-151, es una alternativa eficiente y económica que te ahorra los costos de la protocolización ante notario. Sin embargo, esta opción no excluye la posibilidad de que, posteriormente, puedas protocolizar tus documentos electrónicos ante un notario o corredor público, como lo permite el Código de Comercio en su artículo 93.
Por último, seguir firmando documentos impresos sin prestar atención al tema de la Fecha Cierta es arriesgado. Las tecnologías de Firma Electrónica brindan alternativas más rápidas, seguras y respaldadas legalmente para todos los involucrados en una operación. Aprovechar estas herramientas te permitirá tener procesos más eficientes y una mayor certeza jurídica.
Nota: el contenido de la presente publicación representa la opinión del autor, formulada con base en la investigación realizada y las fuentes consultadas.
Nada de lo aquí contenido será interpretado como asesoría legal y/o garantía alguna.
