En este artículo, exploraremos 10 hacks (o estrategias) para optimizar los procesos legales internos de tu empresa, aprovechando las ventajas de la Firma Electrónica y la tecnología que ya tienes a tu alcance.
Hoy en día, el crecimiento y desarrollo de un negocio dependen más que nunca de la rapidez y agilidad de sus procesos internos. La toma de decisiones en los niveles más altos de tu empresa debe poder realizarse de manera eficiente y a distancia. La ubicación física de los socios ya no debe ser un obstáculo.
Si sientes que los procesos legales en tu empresa son eternos, estas estrategias podrían ser justo lo que necesitas. Te invitamos a compartir este artículo con tu equipo legal y descubrir cómo hacer que tu empresa sea más eficiente utilizando Verificamex (antes DigitaFirma) para implementar estos hacks legales.
Utilizaremos como ejemplo el modelo de empresa más común en México: la Sociedad Anónima de Capital Variable (S.A. de C.V.). Sin embargo, estas estrategias también son aplicables a otros modelos de empresa con algunos ajustes menores en términos y formalismos legales. Así que, si tu empresa es una S.A.P.I. de C.V., una S. de R.L. de C.V., o cualquier otro tipo, ¡no te preocupes! Estas estrategias también te serán útiles.
Desempolva tus Estatutos Sociales
Si alguna vez has constituido una empresa ante un Notario Público, seguramente has oído hablar de los estatutos sociales. Pero, ¿realmente sabes qué son y por qué son tan importantes?
Los estatutos sociales son como el manual de instrucciones que guía los procesos legales más cruciales de tu empresa. Establecen cómo deben documentarse y formalizarse las decisiones más importantes, así como los derechos y responsabilidades de cada uno de los socios.
Un error común es dejar la elaboración de los estatutos totalmente en manos de los abogados. En muchas ocasiones, los empresarios ni siquiera saben qué contienen los estatutos de su propia empresa. No es necesario que los conozcas letra por letra, pero sí es fundamental que te asegures de que tus estatutos sociales se ajusten a las necesidades actuales y apunten hacia procesos rápidos, ágiles y modernos.
Querer operar una empresa de manera eficiente con estatutos desactualizados o genéricos es como intentar ganar una carrera de Fórmula 1 con un motor del siglo pasado.
Si ya tienes una empresa, es hora de desempolvar tus estatutos sociales y actualizarlos. Y si estás pensando en crear tu primera empresa, asegúrate de que los estatutos que elijas te permitan aprovechar estas sencillas estrategias.
Pero antes, ¿qué es la Asamblea de Accionistas?
Además de los estatutos sociales, otro concepto que es importante que conozcas para adentrarte en cómo se maneja tu empresa a nivel corporativo es el de Asamblea de Accionistas.
Jerárquicamente, la Asamblea de Accionistas es el máximo nivel de toma de decisiones de una empresa.
En la Asamblea se reúnen los socios –también llamados “accionistas”– con derecho a voto para discutir y votar sobre los temas más trascendentales de la empresa.
Por ejemplo, la Asamblea tendrá que decidir sobre si es conveniente, o no, fusionar a la empresa con otra empresa; modificar los estatutos sociales; cambiarle el nombre legal a la empresa; cambiar el giro comercial, etc.
Al ser el máximo órgano de decisión, la Asamblea de Accionistas puede tomar cualquier decisión respecto de cualquier asunto de la empresa.
Las reglas de cómo debe sesionar la Asamblea, qué porcentaje de accionistas deben estar presentes para que una Asamblea sea válida y cuántos votos se necesitan para aprobar cualquier decisión, todo esto y más, lo encontrarás en los estatutos sociales de tu empresa.
¿Qué es el Consejo de Administración?
Además de la Asamblea de Accionistas, es crucial entender el papel del Consejo de Administración para aprovechar al máximo las estrategias que exploraremos más adelante.
Toda empresa debe definir su estructura de administración. Puede que tu empresa haya optado por nombrar a un Administrador Único, es decir, a una sola persona que asuma la gestión. Sin embargo, si la administración recae en dos o más personas, se forma un Consejo de Administración.
El Consejo de Administración es la segunda instancia más importante en la toma de decisiones de una empresa, solo por debajo de la Asamblea de Accionistas. Estos dos órganos son más relevantes que cualquier director o gerente, ya que su nombramiento proviene directamente de la Asamblea.
Los miembros del Consejo, conocidos como consejeros, son designados o removidos por la Asamblea de Accionistas. Por lo tanto, el Consejo de Administración tiene la responsabilidad de rendir cuentas a la Asamblea.
Dentro del Consejo, se discuten y votan temas que afectan la dirección general de la empresa. Por ejemplo, puede abordar el nombramiento o la destitución de directivos clave, como el Director de Finanzas (CFO) o el Director General (CEO).
Ahora que comprendes la importancia de los estatutos sociales, la Asamblea de Accionistas y el Consejo de Administración, ¡es momento de explorar 10 estrategias que transformarán tu empresa en un modelo de procesos rápidos, ágiles y modernos!
1) Resoluciones Unánimes fuera de Asamblea (RUA’s)
Para aprobar decisiones, la Asamblea de Accionistas debe reunirse físicamente para discutir y votar asuntos incluidos en una agenda previamente enviada a los socios.
Concluida la Asamblea, las decisiones aprobadas se deben documentar por escrito en un acta firmada por los socios.
Sin embargo, la Ley General de Sociedades Mercantiles de México (LGSM) establece un atajo que permite agilizar la toma legal de decisiones.
A esta opción se les llama Resoluciones Unánimes fuera de Asamblea, comúnmente conocidas como “RUA’s”.
Para firmar un acta de RUA’s no es necesario una reunión física de los socios ni una convocatoria previa.
Por tanto, las RUA’s permitirán a tu empresa aprobar decisiones legalmente válidas sin necesidad de todos los formalismos de una reunión de la Asamblea de Accionistas.
Las RUA’s son válidas siempre y cuando estén contempladas en los estatutos sociales de tu empresa.
Otro requisito es que las decisiones por RUA’s sean aprobadas de manera unánime por todos los socios con derecho a voto y que se confirmen por escrito.
Otra cosa importante de las RUA’s: son el medio idóneo para aprobar decisiones de la Asamblea sin necesidad de reunión y utilizando Firma Electrónica Avanzada.
Te invitamos a conocer nuestra historia de cómo firmamos una RUA y la formalizamos ante un Corredor Público:
Conoce más: Firma Electrónica y Fe Pública: firmamos sin reunirnos.
Por tanto, no olvides contemplar las RUA’s en tus estatutos sociales.
2) Firma Electrónica = Firma Autógrafa
Las empresas del futuro están en el camino de dejar atrás la firma manual (o Firma Autógrafa) para adoptar la Firma Electrónica. Esta transición no solo es moderna, sino también legalmente válida. En México, el Código de Comercio equipara la Firma Electrónica y la Firma Autógrafa, lo que significa que ambas tienen los mismos efectos legales.
Ventajas de utilizar la Firma Electrónica:
- Validez Legal: La Firma Electrónica produce los mismos efectos legales que la Firma Autógrafa, lo que la convierte en una opción segura para formalizar documentos.
- E.firma (FIEL) del SAT: Puedes utilizar tu e.firma (FIEL) expedida por el SAT, que es un certificado de Firma Electrónica Avanzada. Los documentos firmados con esta herramienta tienen el mismo valor probatorio en juicio que aquellos firmados a mano.
- Garantía de No Repudio: La Firma Electrónica Avanzada proporciona una garantía de no repudio, lo que significa que se asegura la autoría del documento y su integridad.
- Fecha Cierta: Al usar la Firma Electrónica Avanzada, es posible obtener Fecha Cierta en tus documentos firmados. Esto es fundamental para demostrar la veracidad de los plazos y condiciones acordados.
La mayoría de las estrategias que te hemos compartido en esta publicación pueden implementarse utilizando la Firma Electrónica Avanzada a través de Verificamex (antes DigitaFirma).
Ahorros Considerables: Además de las ventajas legales, la Firma Electrónica puede reducir significativamente los costos de tu empresa. Algunos de los ahorros incluyen:
- Tiempo: Menos tiempo en procesos de firma y aprobación.
- Gastos de impresión y papelería: Al digitalizar documentos, eliminas la necesidad de imprimir.
- Traslados: Evitas viajes innecesarios para firmar documentos.
- Almacenamiento físico: Reduce la necesidad de espacio para archivar documentos impresos.
- Costos de envío: Evita gastos asociados con el envío de documentos físicos.
Conoce más sobre cómo ahorrar hasta un 90% en costos utilizando la Firma Electrónica.
3) Asamblea de Accionistas sin convocatoria
La regla general es que todas las Asambleas deben convocarse con ciertos días de anticipación.
Comúnmente, se debe convocar a Asamblea con 15 días de anticipación a la fecha de la reunión.
Este requisito puede hacer que celebrar una Asamblea se vuelva muy tardado.
Sin embargo, la LGSM incluye una excepción a la regla general.
Una Asamblea donde se encuentren todos los accionistas presentes puede legalmente celebrarse sin necesidad de convocatoria previa.
Asegúrate de que tus estatutos contengan esta excepción a la regla general.
4) Publicación de convocatorias a través de Internet
Siguiendo con el punto anterior, las convocatorias a Asamblea de Accionistas por regla general se deben hacer públicas, para que cada accionista pueda enterarse de que habrá una reunión de la Asamblea.
Antiguamente, las convocatorias a Asamblea se publicaban en el periódico de mayor circulación de la localidad donde la empresa tuviera su domicilio.
¿Cuándo fue la última vez que mandaste a publicar algo en el periódico?
Es más, ¿cada cuánto lees los periódicos locales del domicilio de tu empresa?
Esto, obviamente, es cosa del pasado.
La LGSM ahora prevé que las convocatorias a Asamblea se publiquen a través del portal de Internet de la Secretaría de Economía.
De hecho, esa publicación en Internet se hace utilizando la e.firma de la empresa, la cual es un certificado de Firma Electrónica Avanzada expedido por el SAT.
Sin embargo, si los estatutos de tu empresa siguen marcando como requisito que la convocatoria a Asamblea se publique en el periódico, esta es la señal que estabas esperando para actualizar tus estatutos sociales.
Publicar la convocatoria a Asamblea en Internet es muy sencillo y mucho más barato que publicar en el periódico.
5) Representación de accionistas por “proxy”
Como mencionaba antes, las Asambleas de Accionistas son reuniones donde los socios deben acudir presencialmente.
Pero no necesariamente los accionistas de la empresa tienen que acudir personalmente a la Asamblea, pueden mandar a un representante en su nombre.
A dicho representante nombrado especialmente para acudir a una Asamblea específica, se le conoce comúnmente como “proxy”.
Esto te resultará especialmente útil si tienes socios viviendo en el extranjero, ya que pueden enviar un proxy y hacer que el proceso de celebrar una Asamblea sea mucho más fácil.
Para que esto sea válido, es importante que tus estatutos permitan que los accionistas sean representados en Asamblea por un representante nombrado mediante carta poder simple.
6) Aumentos de capital variable en Asamblea Ordinaria
Hay dos tipos de reuniones de la Asamblea de Accionistas: Extraordinarias y Ordinarias.
Las Asambleas Extraordinarias tienen más requisitos, pues deben formalizarse ante un Notario Público y, por lo general, deben reunir a un mayor porcentaje de accionistas para ser legalmente válidas.
Es por eso que las Asambleas Extraordinarias se reservan para los temas más trascendentales de la empresa.
Ejemplos: fusiones, escisiones, reformas a los estatutos o, inclusive, la liquidación de la empresa.
La LGSM permite que los aumentos de capital variable se hagan mediante Asamblea Ordinaria, sin los formalismos de las Asambleas Extraordinarias.
¿Quieres incorporar nuevos socios?
¿Estás buscando inversionistas para tu empresa?
¿Piensas invertir en tu empresa a cambio de un pedazo más grande de propiedad de la empresa?
Lo más eficiente es hacer todo lo anterior mediante un aumento de capital variable de la empresa.
No olvides incluir en tus estatutos que el capital variable pueda aumentarse mediante Asamblea Ordinaria, pues de lo contrario tendrás que hacero mediante Asamblea Extraordinaria.
7) Resoluciones Unánimes fuera de Sesión del Consejo de Administración
Al igual que con las RUA’s (ve el punto 1 de esta lista), el Consejo de Administración puede aprobar decisiones sin necesidad de celebrar una reunión formal del Consejo.
Al igual que con las RUA’s , las decisiones del Consejo fuera de sesión son válidas siempre y cuando:
a) Tus estatutos sociales las contemplen,
b) Sean aprobadas de manera unánime por todos los miembros del Consejo, y
c) Que se confirmen por escrito.
Por tanto, no olvides incluir en tus estatutos que se permitan las resoluciones unánimes fuera de sesión del Consejo de Administración.
8) Sesiones del Consejo de Administración sin Convocatoria
Generalmente, todas las sesiones del Consejo de Administración deben convocarse con anticipación. Sin embargo, la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece una excepción: si todos los consejeros están presentes, se puede llevar a cabo una sesión sin necesidad de una convocatoria previa. Asegúrate de que tus estatutos sociales incluyan esta excepción para facilitar la toma de decisiones cuando todos los miembros estén disponibles.
9) Delegados Especiales de la Asamblea
Existen ciertas actas de Asamblea que deben formalizarse ante un Notario o Corredor Público. Por lo general, para formalizar un acta ante Notario, un apoderado con facultades de representación legal debe acudir personalmente a la Notaría. Sin embargo, la LGSM permite que se designe a uno o más Delegados Especiales de la Asamblea en las actas para que se encarguen de esta tarea.
No olvides nombrar al menos a una persona de confianza como Delegado Especial en tus actas de Asamblea. Esto te ahorrará varias visitas a la Notaría y agilizará el proceso de formalización de documentos.
10) Libros Corporativos Electrónicos
Por ley, toda S.A. de C.V. debe llevar y conservar ciertos libros corporativos, tales como:
- Libro de Registro de Acciones: Establece quiénes son los accionistas de la empresa y cuántas acciones posee cada uno.
- Libro de Actas de Asamblea: Contiene las actas firmadas de las Asambleas de Accionistas y de las reuniones de los órganos de administración.
- Libro de Variaciones del Capital: Registra los aumentos o disminuciones del capital social, tanto en su parte fija como variable.
Tradicionalmente, muchas empresas han llevado estos libros en formato impreso o han utilizado técnicas anticuadas para registrar el contenido de las actas con tinta de sellos.
Sin embargo, el Código de Comercio permite que los libros corporativos se firmen y conserven en formato electrónico. Utilizando Verificamex (antes DigitaFirma) para firmar tus libros corporativos, aseguras el cumplimiento de todos los requisitos legales para digitalizar tu empresa y optimizar tus procesos.
Verificamex (antes DigitaFirma): la mejor solución
La mayoría de las estrategias mencionadas en esta publicación pueden llevarse a cabo o complementarse con Verificamex (antes DigitaFirma).
Verificamex (antes DigitaFirma) es la mejor opción para tu empresa.
Las actas, libros corporativos, contratos y demás documentos que firmes en Verificamex (antes DigitaFirma) contarán con:
- Firma Electrónica Avanzada y, por tanto, Garantía de No Repudio y la posibilidad de que tengan Fecha Cierta.
- Sellos Digitales de Tiempo (time stamps) expedidos por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
- Constancia de Conservación conforme a la NOM-151 expedida por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
Utilizar Verificamex (antes DigitaFirma) para firmar electrónicamente tus documentos te asegurará:
Rapidez. Ya que puedes firmar desde cualquier lugar.
Seguridad. La Firma Electrónica Avanzada te permite detectar alteraciones al documento.
Validez legal. La Firma Electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la Firma Autógrafa.
Fecha Cierta. Gracias a los Sellos Digitales de Tiempo y Constancia NOM-151 es posible demostrar la fecha y hora de firma de cada documento.
Nota: el contenido de la presente publicación representa la opinión del autor; nada de lo aquí contenido deberá ser interpretado como asesoría legal y/o garantía alguna.
